Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

I. Identificación del Responsable

Fyxeria S.A.S., identificada con NIT 902.098.095-2, con domicilio principal en Medellín, Antioquia, Colombia, e inscrita mediante Matrícula Mercantil No. 0085564912 de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, se compromete a proteger la privacidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, prospectos, proveedores y demás personas naturales (“Titulares”), en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario Único 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25) y demás normas que las desarrollen, modifiquen o sustituyan.

Fyxeria S.A.S. es la empresa titular del producto y plataforma ConnectTo, una solución de gestión de conversaciones empresariales (WhatsApp Business Platform, Telegram, Facebook Messenger, Instagram y otros canales) que ofrece a otras empresas (“Empresas Contratantes”). Esta Política aplica tanto al sitio web y a la relación comercial directa de Fyxeria, como al tratamiento que realiza a través de ConnectTo, conforme se explica en la Sección III.

II. Objeto de la Política

Esta Política tiene como finalidad describir y garantizar el tratamiento legítimo, legal, transparente y seguro de los datos personales que Fyxeria recolecta, almacena, usa, procesa o transmite, y asegurar que se respetan los derechos de los Titulares frente a dicho tratamiento.

III. Ámbito de Aplicación y Calidad en el Tratamiento

Fyxeria trata datos personales en dos calidades distintas, según lo definen la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

1. Como Responsable del Tratamiento, respecto de los datos de sus propios clientes contractuales, prospectos, proveedores, usuarios de su sitio web y demás personas que se relacionan directamente con Fyxeria (por ejemplo, a través del formulario de contacto).
2. Como Encargado del Tratamiento, respecto de los datos personales de los clientes finales de las Empresas Contratantes que usan ConnectTo para gestionar sus conversaciones (nombre de perfil, número asociado a la cuenta de mensajería, contenido de los mensajes y metadatos de la conversación).

En su calidad de Encargado, Fyxeria: (i) trata dichos datos únicamente conforme a las instrucciones y para los fines definidos por la Empresa Contratante; (ii) no los usa para fines distintos a la prestación del servicio de ConnectTo; (iii) aplica las medidas de seguridad descritas en la Sección IX; y (iv) los suprime o devuelve a la Empresa Contratante al finalizar la relación contractual, salvo obligación legal de conservarlos. Cada Empresa Contratante es responsable de contar con la autorización correspondiente de sus propios clientes finales para el tratamiento de sus datos a través de ConnectTo, y de informarles su propia política de tratamiento.

IV. Datos que Recopilamos

Podemos recopilar datos personales cuando los Titulares interactúan con nosotros, por ejemplo, al usar nuestros servicios, completar formularios, solicitar información, contratar, registrar cuentas o comunicarse a través de un canal gestionado con ConnectTo. Los datos pueden incluir:

• Información de identificación: nombre completo, número de identificación, dirección, teléfono;
• Datos de contacto: correo electrónico, perfiles profesionales o de redes sociales;
• Información transaccional: datos relacionados con la prestación del servicio de comunicación y automatización;
• A través de ConnectTo: nombre de perfil y número asociado a la cuenta de mensajería (WhatsApp, Telegram, Messenger, Instagram u otros canales soportados), contenido de los mensajes intercambiados y metadatos de la conversación (fecha, hora, estado de entrega y de lectura);
• Otra información necesaria para cumplir con una relación contractual o legal.

Los datos sensibles (según la ley) sólo serán tratados con autorización específica y cuando la actividad lo requiera, conforme a la regulación vigente. No obstante, dado que los canales de mensajería gestionados por ConnectTo permiten a los Titulares escribir libremente, es posible que un mensaje contenga, de forma incidental y sin que Fyxeria lo solicite, datos de naturaleza sensible (por ejemplo, de salud o situación económica). En estos casos, Fyxeria y sus Encargados aplicarán las mismas medidas de protección reforzada exigidas para datos sensibles y no usarán dicha información para fines distintos a la atención de la conversación en la que fue recibida.

V. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para:

1. Prestar, operar, dar soporte y mejorar los servicios y productos ofrecidos, incluida la plataforma ConnectTo;
2. Procesar y enrutar, en calidad de Encargado, las conversaciones gestionadas a través de ConnectTo entre las Empresas Contratantes y sus clientes finales, incluyendo el uso de bots y agentes de inteligencia artificial para automatizar u orientar respuestas;
3. Atender solicitudes, consultas, soporte técnico y requerimientos de los usuarios;
4. Gestionar relaciones comerciales, contractuales y de facturación;
5. Enviar comunicaciones sobre cambios a los servicios y actualizaciones importantes;
6. Fines estadísticos, de analítica y de mejora de los modelos y herramientas de inteligencia artificial empleados por Fyxeria, sin que ello implique la identificación individual de los Titulares salvo que sea estrictamente necesario para prestar el servicio;
7. Cumplir obligaciones legales, regulatorias y fiscales.

La información sólo será usada dentro de los límites autorizados por el Titular, salvo las excepciones legales establecidas expresamente en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

VI. Base Legal y Consentimiento

El tratamiento de datos personales se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, el cual puede otorgarse de forma verbal, escrita o por medios electrónicos inequívocos, según lo permita la ley. Cuando la ley lo permita, no se requerirá autorización (por ejemplo, datos de naturaleza pública o información requerida por autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales).

VII. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Fyxeria;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe este requisito;
• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación;
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento;
• Presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Fyxeria.

Estas solicitudes se atenderán conforme al procedimiento y a los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, y podrán dirigirse a través del canal indicado en la Sección XV.

VIII. Encargados del Tratamiento y Terceros Proveedores

Para prestar sus servicios, Fyxeria se apoya en terceros proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento por su instrucción, entre ellos:

• Proveedores de infraestructura tecnológica, hosting y servidores donde se alojan las aplicaciones y bases de datos;
• Plataformas de mensajería sobre las que opera ConnectTo, incluyendo Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform, Facebook Messenger, Instagram) y Telegram;
• Herramientas de automatización de flujos de trabajo utilizadas para operar los canales de conversación;
• Proveedores de correo electrónico transaccional;
• Google LLC, a través del servicio reCAPTCHA v3, utilizado en el formulario de contacto de este sitio para distinguir a las personas de los envíos automatizados. Para ello, Google recopila información técnica del dispositivo y del navegador (entre otros, dirección IP e interacciones con la página), y la trata conforme a su Política de Privacidad y sus Términos del Servicio;
• Proveedores de modelos y servicios de inteligencia artificial utilizados en los agentes conversacionales y en el análisis de información.

Con estos proveedores, Fyxeria suscribe los acuerdos de confidencialidad y/o de transmisión o transferencia de datos exigidos por la ley, y exige que apliquen medidas de seguridad equivalentes a las propias.

IX. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

La transferencia de datos personales a terceros se realizará únicamente con autorización del Titular o cuando exista una base legal que lo habilite. Algunos de los proveedores descritos en la Sección VIII —en particular Meta Platforms, Inc., como operador de WhatsApp Business Platform, Facebook Messenger e Instagram— procesan datos personales fuera de Colombia. En estos casos, Fyxeria verificará que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección de datos según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o que exista un instrumento jurídico idóneo (como cláusulas contractuales o mecanismos de autocertificación del proveedor) que garantice dicho nivel de protección.

X. Seguridad de la Información

Fyxeria adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, adulteración, divulgación o destrucción. Estas medidas se ajustarán conforme evolucione la normativa y las mejores prácticas de seguridad de la información.

En caso de presentarse una violación de los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información de los Titulares, Fyxeria informará de manera oportuna a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando sea pertinente, a los Titulares afectados, conforme al artículo 17, literal n), de la Ley 1581 de 2012.

XI. Uso de Inteligencia Artificial y Automatización

Fyxeria emplea herramientas de inteligencia artificial y automatización —incluyendo los agentes conversacionales y bots operados a través de ConnectTo— para prestar y mejorar sus servicios. Cuando estas herramientas procesen datos personales, Fyxeria buscará garantizar la transparencia sobre su uso y la posibilidad de intervención o revisión humana, sin que ello implique la toma de decisiones que produzcan efectos jurídicos relevantes sobre el Titular sin posibilidad de que una persona las revise.

XII. Término de Conservación

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, con obligaciones legales o contractuales, o conforme a los plazos mínimos legales aplicables. Una vez cumplida dicha finalidad, y siempre que no exista un deber legal de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

XIII. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Fyxeria evaluará periódicamente, conforme a los umbrales de exceptuación vigentes fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio (Decreto 090 de 2018 y normas que lo modifiquen), si sus bases de datos deben inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), y realizará dicha inscripción cuando corresponda.

XIV. Modificaciones

Fyxeria puede modificar esta Política para ajustarse a cambios legislativos, requisitos regulatorios o nuevas prácticas del mercado. Dichos cambios serán debidamente comunicados y publicados a través de nuestros mecanismos habituales (sitio web o notificaciones electrónicas), indicando la fecha de la última actualización en el encabezado de este documento.

XV. Contacto

Para ejercer los derechos descritos o realizar consultas sobre esta Política, los Titulares podrán comunicarse con nuestro canal de protección de datos en contacto@fyxeria.com o al teléfono +57 350 383 8596. El domicilio de Fyxeria es Medellín, Antioquia, Colombia.

Si consideran que sus derechos no han sido atendidos, los Titulares pueden presentar sus quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.